AgentsExemple du commerce de gros technique

De l'e-mail au dossier traité.

Un client veut 40 supports d'ici la fin du mois. L'agent consulte le stock, interroge le fournisseur, connaît l'historique du client et prépare la réponse. Et quand il n'est pas sûr, il pose la question au lieu de promettre quelque chose.

Convenir d'un entretien Où l'agent s'arrête

Faire le Check IA

Boîte de réception ventes

40 supports muraux pour la fin du mois ?

LBL. Brunner · Muster Transport AGaujourd'hui, 08:12

Bonjour

Il nous faut 40 supports HX-220 en acier chromé, livrés à Chur d'ici fin de mois.

Combien coûte l'expédition ?

Et cette fois, dans les temps : la dernière livraison a eu presque une semaine de retard.

Cordiales salutations
L. Brunner

ReconnuArticle et quantitéDélaiQuestion sur l'expéditionRéclamation

L'agent consulte

StockHX-220 : 18 pièces en stock22 manquent

FournisseurRéassort en 12 jours ouvrésjuste

Fichier clientsCliente depuis 2014 · dernière livraison en retard de 6 joursconfirmé

Plan d'expéditioninterrogation en cours …pas de réponse · nouvel essaiChur : CHF 24.50, expédition fin du mois2e essai ok

L'agent s'arrête ici

Date de livraison non confirmable. 40 commandés, 18 en stock, réassort juste. La question aux achats est créée. Aucune date n'est promise au client.

Brouillon de réponse à L. Brunner

Bonjour Madame Brunner

Merci pour votre demande, et veuillez excuser le retard de la dernière fois.

Nous pouvons livrer tout de suite 18 pièces HX-220, l'expédition à Chur coûte CHF 24.50. Pour les 22 pièces restantes, nous clarifions la date avec notre fournisseur et revenons vers vous d'ici demain.

Cordiales salutations

18 pièces : conforme au stock
CHF 24.50 : conforme au tarif d'expédition
Aucune date de livraison promise

Question aux achats prête Envoyer✓ Envoyé

Données anonymisées

Consulter le stock.Appeler le fournisseur.Chercher le dossier client.Taper la réponse.

L'agent l'a déjà fait.

Vous lisez le brouillon, voyez ce qu'il a consulté et envoyez. Si quelque chose n'est pas clair, la question à la bonne personne est déjà prête.

Règle : dates de livraison

Siquantité commandée supérieure au stock

Etréassort pas sûr avant le délai

Alorsne promettre aucune datequestion aux achats

Cette règle s'applique à chaque fois, même si un client insiste dans son e-mail ou écrit « veuillez confirmer immédiatement ».

Il sait quand poser la question.

Un agent vaut ce que valent ses limites. C'est vous qui les fixez, avec vos mots : ce qu'il a le droit de faire, où il s'arrête et à qui il pose alors la question.

Vos règlesEngagements, rabais, délais : ce qui est délicat va à la bonne personne.
Vérifié avant l'envoiChaque chiffre du brouillon est comparé à vos systèmes. Si quelque chose ne colle pas, vous le voyez.
Rien ne part sans vousL'agent prépare. Envoyer, commander et s'engager, c'est l'affaire de votre équipe.

Le même e-mail client, deux chemins

Ce qui change concrètement pour votre équipe. Les deux chemins démarrent en même temps.

Aujourd'hui

Sept étapes, quatre systèmes, un téléphone.

1Lire et comprendre l'e-mail
2Consulter le stock dans l'ERP
3Interroger le fournisseur
4Chercher dans le dossier client
5Retrouver les frais d'expédition
6Rédiger la réponse
7Revérifier les chiffres

Répondu. Le prochain e-mail attend.

Avec l'IA

Deux gestes. Le reste est préparé.

Consulter, rédiger, vérifier les chiffresfait par l'agent
1Lire le brouillon et la question
2Envoyer

Répondu, sans fausse promesse.La question aux achats est déjà partie.

Exemple : le même e-mail client, les deux chemins en même temps

Votre
solution IA

Outlook Boîte de réception Business Central Abacus Bexio Stock & fournisseurs Votre système avec API

S'intègre à ce que vous avez déjà.

L'agent travaille avec les systèmes que vous utilisez déjà aujourd'hui. Il lit là où se trouvent vos données et dépose les brouillons et les tâches là où votre équipe les voit.

Adapté à vos souhaitsVos processus, vos règles, vos circuits de validation.
Hébergé où vous voulezDans votre propre environnement ou chez un prestataire de votre choix.
Votre équipe valideRien n'est envoyé ni commandé tant que quelqu'un de chez vous n'a pas donné son accord.

Pourquoi chez Kallysoft

L'agent recalcule prix et délais par rapport à vos systèmes et indique son degré de certitude. Quand il a un doute, il s'arrête et pose la question. Rien n'est envoyé avant votre validation.

En savoir plus : pourquoi Kallysoft →

Quels e-mails votre équipe traite-t-elle chaque jour de la même façon ?

Parlez-nous-en. Lors d'un court entretien, nous regardons où un agent peut vous décharger et où il vaut mieux qu'il pose la question. Sans engagement, bien sûr.

Écrire un e-mail

+41 (0)61 544 05 00

Faire le Check IA

Prendre rendez-vous

Pour toutes les branches

Pour la pharma

Pour la logistique

Pour les soins